Zásady ochrany osobních údajů
Apollo Data s.r.o. účinné od 1. 11. 2026
1/ Kdo je správce a jak nás kontaktovat
Správcem osobních údajů je společnost Apollo Data s.r.o., IČO 246 64 791, se sídlem Štěrboholská 1434/102a, 102 00 Praha 10 (Hostivař), zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 164472 (dále jen „my“ nebo „správce“).
V těchto zásadách vysvětlujeme, jak zpracováváme osobní údaje při všech činnostech, u kterých jsme správcem: na webu apollodata.cz, při komunikaci se zájemci o naše služby, se zákazníky, dodavateli a partnery (včetně partnerů v dotačních projektech) a při náboru nových kolegů. Zároveň popisujeme práva, která vám dává nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
S čímkoli, co se týká vašich osobních údajů, se na nás můžete obrátit:
- e-mailem na info@e-apollo.cz,
- datovou schránkou (ID z2dqbby),
- telefonicky na +420 377 444 830,
- písemně na adrese sídla.
Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali. Se všemi dotazy k ochraně osobních údajů se obracejte na výše uvedené kontakty. Kdy tyto zásady neplatí. Pokud pro zákazníky vyvíjíme, provozujeme nebo spravujeme informační systémy a pracujeme přitom s osobními údaji jejich klientů, zaměstnanců či pacientů, jsme v roli zpracovatele. Správcem je v takovém případě náš zákazník a zpracování se řídí jeho zásadami a naší smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.
2/ Jaké osobní údaje zpracováváme a odkud je máme
Zpracováváme jen údaje, které nám sami poskytnete, které vzniknou při spolupráci s námi nebo které pocházejí z veřejných rejstříků (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, ARES). Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR (například údaje o zdraví) jako správce v souvislosti s webem nezpracováváme a prosíme, abyste nám je přes web neposílali.
| Kdo jste | Jaké údaje | Odkud je máme |
|---|---|---|
| Návštěvník webu | IP adresa, údaje o prohlížeči a zařízení, záznamy o přístupu (logy), cookies podle vaší volby | z vašeho zařízení při návštěvě webu |
| Zájemce, který nás kontaktuje | jméno a příjmení, e-mail, telefon, obchodní firma a pozice, obsah zprávy | od vás (e-mail, telefon, formulář na webu) |
| Kontaktní osoba zákazníka, dodavatele či partnera (včetně partnerů v dotačních projektech) | jméno a příjmení, pracovní e-mail a telefon, pozice, zaměstnavatel, obsah komunikace, u podnikajících fyzických osob také IČO, DIČ, adresa a bankovní spojení | od vás, od vašeho zaměstnavatele, z veřejných rejstříků |
| Uchazeč o zaměstnání či spolupráci | jméno a příjmení, kontaktní údaje, životopis, vzdělání a praxe, odkaz na profesní profil, poznámky z pohovoru | od vás (e-mailem, přes web nebo pracovní portály, na jejichž inzeráty reagujete) |
Pokud nám osobní údaje neposkytnete, nebudeme vám moci odpovědět, uzavřít s vámi smlouvu nebo posoudit vaši přihlášku. Povinnost údaje poskytnout ze zákona nemáte. Automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR neprovádíme.
3/ Proč údaje zpracováváme, na jakém základě a jak dlouho
Každé zpracování má svůj účel a právní základ podle čl. 6 odst. 1 GDPR. Údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro daný účel; poté je smažeme nebo anonymizujeme.
| Účel | Právní základ | Doba uložení |
|---|---|---|
| Odpověď na dotaz nebo poptávku, jednání o nabídce | kroky před uzavřením smlouvy, písm. b); u kontaktních osob firem oprávněný zájem na obchodní komunikaci, písm. f) | do vyřízení dotazu, poté 1 rok od poslední komunikace |
| Uzavření a plnění smlouvy se zákazníkem nebo dodavatelem (komunikace, projektové řízení, podpora, fakturace) | plnění smlouvy, písm. b); u kontaktních osob právnických osob oprávněný zájem, písm. f) | po dobu trvání smlouvy a 4 roky po jejím skončení |
| Realizace dotačních projektů (komunikace s partnery a poskytovatelem dotace, doložení výstupů, kontroly) | právní povinnost, písm. c), a oprávněný zájem, písm. f) | po dobu udržitelnosti projektu a archivace stanovené podmínkami dotace |
| Vedení účetnictví a plnění daňových povinností | právní povinnost, písm. c) (zákon o účetnictví, zákon o DPH) | po dobu stanovenou těmito zákony, u daňových dokladů zpravidla 10 let |
| Výběrové řízení na pozici | kroky před uzavřením smlouvy, písm. b) | do skončení výběrového řízení |
| Uchování životopisu pro budoucí pracovní nabídky | oprávněný zájem, písm. f); proti uchování můžete kdykoli vznést námitku | 2 roky od posledního kontaktu; pokud vznesete námitku, smažeme údaje do 1 měsíce |
| Provoz a zabezpečení webu a IT prostředí (logy, ochrana před útoky) | oprávněný zájem, písm. f) | 12 měsíců |
| Měření návštěvnosti a marketingové cookies | váš souhlas, písm. a), a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích | podle nastavení cookie lišty, nejdéle po dobu životnosti cookie (viz čl. 5) |
| Ochrana a uplatnění našich právních nároků | oprávněný zájem, písm. f) | po dobu promlčecích lhůt a trvání případného řízení |
| Vyřízení vašich žádostí podle GDPR | právní povinnost, písm. c) | 3 roky od vyřízení žádosti |
Náš oprávněný zájem spočívá v běžné obchodní komunikaci, v ochraně bezpečnosti našich systémů a v obhajobě našich práv. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli vznést námitku (čl. 7).
4/ Komu údaje předáváme
Osobní údaje neprodáváme a nikomu je nepředáváme pro jeho vlastní marketing. K údajům mají přístup jen naši pověření zaměstnanci a spolupracovníci vázaní mlčenlivostí a dále tito příjemci:
- zpracovatelé, kteří pro nás zajišťují dílčí služby a se kterými máme uzavřenou smlouvu podle čl. 28 GDPR: zejména Microsoft (e-mail a kancelářské aplikace Microsoft 365), poskytovatelé hostingu a IT infrastruktury, dodavatelé CRM a fakturačního softwaru, externí účetní a poskytovatelé nástrojů uvedených v čl. 5;
- naši poradci (advokáti, daňoví poradci, auditoři), kteří jsou vázáni zákonnou mlčenlivostí;
- orgány veřejné moci (soudy, policie, finanční úřad, Úřad pro ochranu osobních údajů), pokud nám to ukládá zákon;
- partneři v dotačních projektech, poskytovatelé dotací a kontrolní orgány, a to jen v rozsahu nezbytném pro realizaci a kontrolu projektu.
Předávání mimo EU. Údaje zpracováváme především v Evropském hospodářském prostoru. Pokud některý zpracovatel zpracovává údaje mimo EHP (typicky v USA), děje se tak jen na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (například EU-US Data Privacy Framework u certifikovaných společností) nebo standardních smluvních doložek schválených Komisí podle čl. 46 GDPR. Kopii těchto záruk vám na požádání poskytneme.
5/ Cookies a měření návštěvnosti
Cookies jsou malé textové soubory, které web ukládá do vašeho prohlížeče. Nezbytné cookies používáme vždy, ostatní jen s vaším souhlasem, který udělujete a kdykoli měníte v cookie liště (odkaz „Nastavení cookies“ v patičce webu).
| Kategorie | K čemu slouží | Souhlas |
|---|---|---|
| Nezbytné | chod webu, zabezpečení, uložení vaší volby cookies | není potřeba |
| Analytické | anonymní statistika návštěvnosti a zlepšování webu | ano |
| Marketingové | měření kampaní a zobrazování relevantní reklamy | ano |
| Externí obsah | zobrazení Google Maps a dalšího externího obsahu, který může používat cookies | ano |
Cookies můžete také smazat nebo zablokovat v nastavení prohlížeče. Zablokování nezbytných cookies může omezit funkčnost webu.
Na webu mohou být odkazy na naše profily na sociálních sítích (například LinkedIn). Při jejich návštěvě zpracovává údaje provozovatel dané sítě podle svých vlastních zásad.
6/ Jak údaje chráníme
Jako IT společnost bereme bezpečnost dat jako součást své každodenní práce. Přijali jsme technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, zejména:
- šifrovaný přenos dat (HTTPS/TLS) a šifrování úložišť tam, kde to povaha dat vyžaduje,
- řízení přístupů podle role, vícefaktorové ověřování a pravidelnou revizi oprávnění,
- zálohování, aktualizace systémů a monitoring bezpečnostních událostí,
- smluvní mlčenlivost zaměstnanců a spolupracovníků a jejich pravidelné proškolování,
- pečlivý výběr zpracovatelů a smluvní závazky k ochraně dat.
Pokud by přesto došlo k porušení zabezpečení, které by pro vás představovalo vysoké riziko, budeme vás bez zbytečného odkladu informovat podle čl. 34 GDPR.
7/ Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:
- právo na přístup (čl. 15): zjistit, zda a jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii;
- právo na opravu (čl. 16): nechat opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje;
- právo na výmaz (čl. 17): požádat o smazání údajů, pokud již nejsou potřeba, odvoláte souhlas nebo jsou zpracovávány protiprávně;
- právo na omezení zpracování (čl. 18): například po dobu, kdy ověřujeme přesnost údajů nebo vaši námitku;
- právo na přenositelnost (čl. 20): získat údaje, které jste nám poskytli na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strojově čitelném formátu;
- právo vznést námitku (čl. 21): proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; proti zasílání obchodních sdělení můžete námitku vznést kdykoli a bez udání důvodu;
- právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3): kdykoli, například odkazem v patičce e-mailu nebo v cookie liště; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před ním.
Jak práva uplatnit. Napište nám na info@apollodata.cz nebo do datové schránky. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Vyřízení je zdarma, s výjimkou zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí. Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.
Stížnost u dozorového úřadu. Pokud máte za to, že zpracováváme vaše údaje v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Budeme rádi, když se nejdřív obrátíte na nás; většinu věcí vyřešíme rychle.
8/ Změny těchto zásad
Zásady pravidelně přezkoumáváme a aktualizujeme, zejména při změně našich služeb, používaných nástrojů nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy zveřejněno na této stránce; o podstatných změnách budeme stávající zákazníky informovat e-mailem. Tyto zásady jsou účinné od 1. 11. 2026. Předchozí znění vám na požádání zašleme.